表格发给同事填，年龄栏填“一百岁”，日期栏填“abc”，金额栏填“待定”——数据一乱，后续统计全崩。数据验证就是给表格加“规矩”：只允许输入合理的数据，输入错了直接拦截。这篇讲常用验证规则的设置。
数据验证能限制什么
数据验证可以限制：整数的范围（比如年龄 0 到 120）、小数的范围（金额大于 0）、日期范围、文本长度（手机号 11 位）、序列（只能从下拉列表选）。用法统一：选中单元格区域，点“数据 → 数据验证”，选择“允许”的类型，设置条件。下拉菜单就是数据验证的一种，方法看WPS表格下拉菜单制作。
限制数值范围的设置
想让“单价”列只能输入正数：允许选“小数”，条件“大于”，最小值填 0；想限制“年龄”为 0 到 120：允许“整数”，条件“介于”，填 0 和 120。设置后，超范围输入会弹警告，错误数据进不来。这是数据验证最常见的用法。
限制日期和文本长度
日期列限制“2026 年全年”：允许选“日期”，条件“介于”，填 2026/1/1 和 2026/12/31。手机号列限制 11 位：允许选“文本长度”，条件“等于”，填 11。这类验证把常见的录入错误挡在门外，表格数据质量立刻提升。
自定义公式验证
内置规则不够用时，可以用公式：比如“开始日期必须早于结束日期”，验证公式写 =B2<C2，规则应用于整列。公式验证是数据验证的进阶，适合业务规则复杂的表，先在简单场景练熟再上。
验证出错了怎么办
数据验证触发拦截时，可以设置“输入信息”提示（告诉填表人正确格式）和“出错警告”（停止/警告/信息三种强度）。已经填错的历史数据，验证不会自动清掉，需要自己筛选修正。数据验证和条件格式配合，表格既规范又醒目，条件格式方法看WPS表格条件格式，更多表格技巧在WPS表格技巧栏目。
